Personalizacja i zarządzanie dokumentami

Personalizacja i zarządzanie to dwa motywy zasadniczo związane z dokumentacją elektroniczną. Z zarządzaniem dokumentacją kojarzą się najczęściej takie czynności jak np. klasyfikowanie czy też archiwizowanie. Proces personalizacji to nieco odchodzący temat od powyższego zarządzania. Ta czynność koncentruje się raczej wokół posiadaczy wybranych dokumentów. Korzystając z ksera w celu skserowania dowodu bądź wykonując ksero jakiegokolwiek dowodu ulegamy personalizacji. Te dwa tematy  scharakteryzujemy w sposób takiż, żeby każdy załapał ich funkcje i działanie.

dibby-zarzadzanie-dokumentami
Zarządzanie dokumentami – z punktu widzenia każdego informatyka administrowanie danymi na urządzeniu skomputeryzowanym to nic innego jak ich porządkowanie, katalogowanie a także zapisywanie. Dokumentami w formie elektronicznej zarządza się dużo swobodniej niż dokumentami papierowymi. W internecie znaleźć można także różne programy automatyzujące poszczególne operacje a także repozytoria, w jakich w dowolnym momencie da się zamieścić osobiste pliki. W przypadku dokumentów w wersji papierowej zauważamy trochę inne funkcje. Aby poprawnie zarządzać dokumentami w tej postaci musimy dysponować wytyczonym dodatkowo miejscem oraz pracownikami, którzy będą się danym tematem zajmować. Coraz to częściej instytucje rezygnują z dokumentacji papierowej na korzyść dokumentacji elektronicznej, gdyż założenia IT w znacznym stopniu dostosowują ich komfort pracy. Dokumentacja w wersji elektronicznej jest również bardziej bezpieczna na paru nośnikach danych aniżeli dokumenty w formie papierowej umieszczone w kilkudziesięciu teczkach. Zarządzanie to proces nadzwyczaj zawiły jak wspomnieliśmy już o tym na początku. W jego skład wchodzą:  sortowanie, składowanie oraz czasami ocenianie poszczególnych dokumentów. Założenie te jest coraz częściej świadczone przez zewnętrzne instytucje wyspecjalizowane w dziedzinie rozwiązań informatycznych.

Personalizacja dokumentów – trudno jest wskazać na to dokładnie czym zajmuje się personalizacja dokumentów. Wiemy jedno – jest to postępowanie, w którym każdy z nas na pewno uczestniczył. Przenoszenie danych personalnych na dokument w formie cyfrowej też może być nazwane personalizacją. Niemniej jednak proces ów dostrzega się w czasie sporządzania dowodów osobistych. Z reguły personalizację dokumentów stosują instytucje państwowe, chociaż coraz częściej zdarza się, że są to też organizacje prywatne. Personalizacja dokumentów jako osobna usługa jest już dostępna w internecie, jakiej świadczeniem zajmują się różne firmy komputerowe bądź informatyczne.

Dwa procesy niezwykle ważne w terminologii dokumentów elektronicznych to zarządzanie dokumentami i personalizacja dokumentów. Przedmiot administrowania jest nam do tego czasu bardziej znany niźli temat personalizacji, chociaż ten postępowy system działania z dokumentacją coraz systematyczniej uzewnętrzniany jest w życiu normalnego człowieka. Czasem warto przyjrzeć się tym punktom z obydwu stron: zarówno od strony informatycznej jak i administracyjnej.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>